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作者:高效能工作指导委员会
更新时间:2017-12-05 22:00:00
立,不预则废。有目标的人,他的每一天都是充实的,因为目标总在召唤,未来总是向他张开笑脸。

    对于初入职场的年轻员工来讲,不管开始的时候被指派的工作多么无足轻重,都应该看成是在向前“跨一步”。所有长期目标的实现都是中期目标的完成;所有中期目标的实现都是短期目标的达成; 所有短期目标的实现都是计划中的每天工作的出色表现。

    你是否有一个目标你必须有一个。天上掉下来的馅饼,管得了你一顿,管不了你一辈子。除非你有清楚、长远、可行的目标,否则你就不能发挥自身最大的潜能,你永远只是芸芸众生中不起眼的一个。

    不同时期、不同位置创造的不同业绩——人生只有单程票。目标是你实现使命的努力依据和不同阶段的动力来源一艘轮船在大海中失去了方向舵,在海上打转。很快它就会把燃料用完,但仍到达不了岸边。事实上,它所用掉的燃料足以使它来往于大海和岸边好几次。制定目标时,切忌盲目、人云亦云,赶时髦,随大流。一个重要的前提是正确认识现在。千里之行,始于足下。

    目标制定要有完成时限,否则仅是梦想——目标要尽可能详尽,特别是要制定出每天要做哪些事情,才能有利于大目标的实现。一个目标实现后,马上设定并修改另一个目标,这就是成功的人生模式。

    罗斯福总统的夫人埃莉诺在大学读书时打算边学习边工作,她希望能在电讯行业找份工作,这样就可以多学点东西。她的父亲帮她联系到自己的一位老朋友,当时任美国无线电公司董事长的萨尔洛夫将军。

    萨尔洛夫热情地接待了她,问她:“你想要什么样的工作,做哪一个工种”埃莉诺想,任何工种我都喜欢,无所谓选不选了,便回答:“随便哪份工作都行”

    将军凝视着埃莉诺的眼睛,严肃地说:“年轻人,世上没有一类工作叫‘随便’,成功的道路是由目标铺成的” 这件事使埃莉诺意识到了明确目标的重要性。在她随后的人生中,她总是时时注意着用有意义的目标指引自己的生活,凭借自己的能力为社会做了很多实实在在的事情。

    你清楚自己人生的导航图吗你为什么活在这里呢你又准备去向何方呢你的人生中有什么要达成的目标和心意呢这是你必须要了解的。遵循自己的心意,就能找到真正适合自己的目标。

    美国一个研究成功的机构,曾经长期追踪100个年轻人,直到他们年满65岁。结果发现:只有一个人很富有,其中有5个人有经济保障,剩下94人情况都不太好,可算是失败者。经研究分析,这94个人之所以晚年拮据,并非年轻时努力不够,而主要是因为没有选定清晰的目标。

    有理想、有追求、有上进心的人,一定都有一个明确的奋斗目标,他们懂得自己活着是为了什么。因而他的所有努力,从整体上来说都能围绕一个比较长远的目标进行,他知道自己怎样做是正确的、有用的,否则就是做了无用功,或者浪费了时间和生命。

    作为你的奋斗目标,必须是明确的、长远的、可行的。当然这一切都要建立在你的目标是正确的,对别人、对社会有帮助的前提上。

    明确的奋斗目标,才能让人产生前进的动力。目标不仅是奋斗的方向,更是一种对自己的鞭策。目标明确了,就有了热情,有了积极性,有了使命感和成就感。拥有明确目标的人,会感到心里踏实,注意力也会神奇地集中起来,不再被那些繁杂的事所干扰。相反,那些没有明确目标的人,总是感到内心空虚,思维混乱,分不清主次轻重,遇事犹豫不决。设定目标还必须具有长远性,一个确定的长远目标绝对不会浪费你的精力。最后你必须清楚自己到底想要什么,当你确定下来后就不要轻易改变。无论做什么事情都要付出时间和精力,如果你三天两头地更换目标,最终就会像那只掰玉米的猴子一样,一无所获。如果你的目标很多,指引你前进的力量将被分割开来,每个目标都只能获得这种力量的一小部分,从而使效力变得微弱,或根本就没有效果。长远的目标会督促你努力朝一个固定的方向前进,而不会随便被其他事情分散精力。

    计划是一种积极的行动力,它可以让你集中精力专注于目标上,避免受外界打扰。在我们开展工作前,首先应考虑的是如何用最简单、省力的方法去获得最佳的成效,这就需要我们对自己要从事或完成的工作制订一个合理的计划。对一个人来说,要的是事半功倍,而非事倍功半。

    正确地处理工作忙乱的问题,需要你做事有计划、有目标。这样你就可以把所要做的事情排出一个顺序,有助你实现目标的,你就把它放在前面,依次为之,并把它记在一张纸上,就成了顺序表。养成这样一个良好习惯,会使你每做一件事,就向你的目标靠近一步。

    无论你做的事是多是少,都要拟定一个程序表,尽力按着程序表去做。如果你的工作只需一小时做完,便在一小时之内完成它,其余的时间去玩乐放松。本来只要一小时的事,而拖延到一天才做完,实在是愚蠢。如果你的事太多,而时间不够,则选择最重要的做好,把不重要的删去。

    工作过度而吃力的真正原因并不是工作太多,而实在是因为没有计划,没有系统。那些习惯毫无计划地工作的人,总是这样想着:“我必须工作,我必须工作,我必须工作。”可是,没有计划,你很可能被一些不在计划之内的事缠身,该做的事就做不完。如果你就是管理者,你就不能管理工厂里的员工,不能训练他们的专业知识,不能叫他们制造出来产品。如果你每天有计划,那么你在每刻钟之内,都应当晓得做什么事。

    詹姆斯邦德是一个注重计划的人。他时时把他所该做的事都记下来,然后拟定一个计划表,规定自己在某时间内做某事。如此,他便按时做各项事。通过他的办公日程表可以看出,整整一天他总是有事做的。这样把一天的时间安排得合理得当,当该睡觉的时候,因为该做的事都做了,所以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考,放心的去睡觉。

    细心计划自己的工作,这是詹姆斯邦德之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临时,他便先计划需要多少时间,然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事很早地安插在他的办事程序表里,所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完。

    在制定日计划的时候,必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100%,而应该制定在能力所能达到的80%,这是工作性质决定的。每天都会遇到一些意想不到的情况,以及上司交办的临时任务。如果你每天的计划都是100%,那么,在你完成临时任务时,就必然会挤占你业已制定好的工作计划,原计划就不得不拖期了。久而久之,你的计划失去了严谨性,你的上司会认为你不是一个很精干的员工。

    工作有计划也包括对工作进行分类。分类的原则主要包括轻重缓急的原则,相关性原则,工作属地相同原则。

    轻重缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候员工会忽略时间的要求,只看重任务的重要性,这样理解是片面的。

    员工在接受工作任务的同时,都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中,并尽可能提前。将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的,这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。因为,事情不可能一味地按个人主观设定发展。当应当提交的任务与临时的事项冲突时,就陷入了两者不能兼得的被动状态。一个能每次按期完成工作任务的管理员工,即使不天天加班加点,即使不显得终日忙忙碌碌,也会让主管觉得你是一个让人放心的人,而不会天天追问你工作的进度如何了。

    相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因为工作有连续性,任务可能是过去某项工作的延续,或者是未来某项工作的基础,还会涉及多个部门或是岗位。所以,任务开始以前,先向后看一看,再往前想一想,以避免前后矛盾造成的返工,或是某些环节影响整体工作进度。

    工作有很多中间环节,彼此间需要协调。有的员工在做某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责,将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任之了。更有些人缺乏与同事配合的意识,把早已经办好的工作,不是及时地交给下一道工序的人员,使工作尽早完成,而是压在自己手中,迟迟不交,直到最后才慢吞吞地交出来,造成后序人员的工作压力。这样,也会影响工作的按时完成。在检查工作结果的时候,所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了,或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个,那就是没有按期按质量完成工作,你的业绩等级被打了折扣。

    作为一名员工,要把握工作的完整性。在工作中,要考虑相互协调配合的问题,在自己这个工作环节,尽可能地抓紧时间,及早将完成的工作传交给下一道工序的工作人员,使他们能够有充足的时间去完成后面的工作,以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。

    工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成,这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。如果这一点处理的好,可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其他部门之间频繁接触。既节约了时间,又少走了路程,还提高了工作效率,何乐而不为呢

    时间管理的目标是掌握工作的重点,其本质是管理个人,是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。

    时间管理的方法有一个演变的过程。最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。第二代的时间管理方法更注重计划性,人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。在时间管理的第三个阶段,人们设立近期、中期和长期的工作目标,根据不同的目标来分配各自的工作重点,安排工作时间。现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量,而时间管理理论则更注重个人的管理,注重产能,关注完成的工作是否具有有用性。时间的帕金森定理表明工作会自动地膨胀占满所有可用的时间;80/20原则表明应该把最佳的时间用在最重要的时间上,所谓“好钢用在刀刃上”。时间管理是公司的财富之源,“时间就是金钱”的观念早已深人人心,而对于处在职场中的人来讲,做好时间管理不仅意味着丰厚的经济利益,更能令自己的事业突飞猛进。保持焦点,一次只做一件事情,一个时期只有一个重点。聪明人要学会抓住重点,远离琐碎。

    在实际工作中,浪费时间的症状主要表现为办事拖拉 、会议冗长 、不速之客闯入、电话干扰 、经常加班加点、穷于应付突发事件、上班漫谈、聊天、交待不清,事情做错、不敢拍板,等指示、不考虑事情过于复杂、主管事必躬亲、完美主义办事、不考虑轻重缓急、凭记忆办事、主办人员迟到、同样的总是一而再、再而三地出现等。

    对工作事先作计划。如每年年末作出下一年度工作规划; 每季季末作出下季末工作规划;每月月末作出下月工作计划;每周周末作出下周工作计划。养成记录自己实际耗用时间的习惯,一般是当时作出记录,不得已的情况下可事后回忆补记,尽量做到事前控制;应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册,以备分析检查或查阅待办事项;在办公场所的挂历、台历或记事本上,标注当天或预定工作计划或约会,以备遗忘,也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒;设身处地考虑自己是否浪费别人时间,或对别人有无帮助,如情况消极应及时纠正。 如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做,则应及时转交他人。根据个人生活规律,选择每天精力最充沛、思想最集中的时间,去处理最重要的事情,达到事半功倍的效果。克服“办事拖延”的鄙习,推行一种“限时办事制”,规定在限定时间内(如4小时、8小时、当天形成报告处理结果;将一些不太重要的事集中起来办或联办。

    现在就做。许多人习惯于“等候好情绪”,即花费很多时间以“进入状态”,却不知状态是干出来而非等出来的,最佳时机是需要把握的。请记住,栽一棵树的最好的时间是20年前,第二个最好的时间是现在,手中的鸟比林中的鸟更有效。

    学会说“不”。计划赶不上变化是经常遇到的情况,确实有很多时候自己原本已安排好了计划,但是经常会临时出现一些变化。例如,自己的主管要给自己加派新的任务,而如果自己接受了这个任务,那就会超负荷地运转而影响自己的业绩,也会影响公司的业绩。在这种情况下,要学会恰当地拒绝,这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法。但是拒绝自己的上级要讲究技巧,不宜直截了当,而要委婉,用让上

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