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分节阅读 22

作者:陆明
更新时间:2017-10-26 11:53:59
电时,应委婉解说,并向其表示歉意或谢意,不可与发话人争辩。且要给予一个可行的解决方案。如遇需要查寻数据或另行联系的事情,应先估计可能耗用时间之长短,若时间较长,最好不让对方久候,应改用另外回电话的方式,并尽早回话。

    5.结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,应有明确的结束语,说一声“谢谢您来电,再见”,等对方挂电话后,再轻轻挂上电话,不可只管自己讲完就挂断电话。

    如何处理找领导人的电话

    1.若熟人找领导且领导在的话,应立即转告,让领导接电话。当需要把电话转给领导时,在传达电话前,要清楚表达“某某公司某某先生打来的电话”,同时,要把从对方那得到的消息,简洁、迅速地传给领导,以免对方再重复一次,同时让你的领导也有个思想准备。

    2.若是领导不愿接的电话,对于需要搪塞的场合,则应灵活应付,恰当地把握讲话的分寸,按领导意图妥善处理;有时需要机智巧妙,避免给领导接通他所不想接的电话,秘书有责任使领导避开浪费时间的、不必要的电话,有责任辨别领导乐于和哪些人通电话,并应通晓如何巧妙地对待他人。如说:“对不起,先生。某某领导刚离开办公室。”或“我不知道李总什么时候才能回来。”

    3.若领导正忙或已出差无法接电话时,可让对方留话,表示会主动联系。

    4.若对方要求找其他人通话时,应马上帮助传达。

    5.若对方要找的人不在,应礼貌地转告对方,并主动提出是否需要帮助,是否可找别人讲话或询问对方的电话号码等,以便再与其联络,绝不要简单说声“他不在”就挂断电话,这样会显得鲁莽而无礼。要是对方有留言,必须确实记住留言内容:

    (1)何时何人来的电话?

    (2)有何要事?

    (3)需要回电话吗?

    (4)回电话的对象是谁,如何称呼?

    (5)是否再打过来?

    6.对方电话号码等等。记完后要复述一遍,并告其请放心,一定转告,然后把留言条放到留言对象的桌上,以便他回来时能看到。

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    一 与上司沟通的语言技巧(1)

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    职场沟通的重要性

    在职场中,要想与上司进行有效地沟通,这就需要你有较强的语言表达能力。任何一个岗位上的员工都需要跟上司、领导打交道。大部分员工的感受都是“伴君如伴虎”,上司永远是不可捉摸的。于是乎,缩手缩脚,如履薄冰。其实,并非“老虎的屁股摸不得”,而在于员工怎样去“摸”,这就要求员工要好好地掌握与上司进行沟通的语言技巧。一个会说话的下属不但在职场中受欢迎,而且在其他任何地方也都是受欢迎的。

    三国演义里有这样一个例子:曹操怒斩杨修片段,主要是分析员工该怎样与上司进行语言沟通。操屯兵日久,欲要进兵,又被马超拒守;欲收兵回,又恐被蜀兵耻笑,心中犹豫不决。适庖官进鸡汤。操见碗中有鸡肋,因而有感于怀。正沉吟间,夏侯入帐,禀请夜间口号。操随口曰:“鸡肋!鸡肋!”传令众官,都称“鸡肋”。行军主簿杨修,见传“鸡肋”二字,便教随行军士,各收拾行装,准备归程。有人报知夏侯。大惊,遂请杨修至帐中问曰:“公何收拾行装?”修曰:“以今夜号令,便知魏王不日将退兵归也:鸡肋者,食之无肉,弃之有味。今进不能胜,退恐人笑,在此无益,不如早归:来日魏王必班师矣。故先收拾行装,免得临行慌乱。”夏侯曰:“公真知魏王肺腑也!”遂亦收拾行装。于是寨中诸将,无不准备归计。当夜曹操心乱,不能稳睡,遂手提纲斧,绕寨私行。只见夏侯寨内军士,各准备行装。操大惊,急回帐召问其故。曰:“主簿杨德祖先知大王欲归之意。”操唤杨修问之,修以鸡肋之意对。操大怒曰:“汝怎敢造言,乱我军心!”喝刀斧手推出斩之,将首级号令于辕门外。

    由这则故事可以看出曹操只是犹豫不决,遂以“鸡肋”为号,但未下令退兵,但杨修自以为洞察其真实意图,自作主张,视领导权威于不顾,是其罪名一也;大军初败,军心、士气为重,杨修扰乱军心,是其罪名二也。最后,告诉员工不要以自己的看法、想法来替代上司的指令,自作聪明反被聪明误。尤其是作为企业的行政人员,在传达上司的指令时,不但要把握好说话的时机与场合,而且更应该掌握好与上司沟通的语言技巧。应该从上司所处的实际环境,发出指令的背景,来领会其真实的意图。

    由此便可以归纳出与上司进行沟通时应该注意的事项主要有:

    要把握与上司沟通的语言技巧与说话的时机和场合,依据上司所处的场合和当时的心情注意领导的眼睛和手,能够了解上司的意图是什么。|奇+_+书*_*网|

    沟通的目的并不是为了理解,而是为了消除误解,掌握好语言沟通的技巧比沟通的内容显得更重要。过程不愉快,结果肯定不满意。沟通是一门科学,更是一门艺术。事实上,沟通无处不在!不仅人际关系需要进行沟通,并且在事业上也需要沟通,同时相互合作也需要沟通,然而,更为重要的是与上司也需要进行沟通,并且还必须掌握与上司进行沟通的语言技巧。

    当自己被提拔时,也应该掌握与上司沟通的技巧。

    在如今的职场中,“有德有才之士”被提拔到更高的职位是十分正常的事。这些人大都年富力强,前途远大,不管他们自身愿不愿意,一旦到了领导岗位,就一定要掌握说话的艺术和技巧。在被提拔之前,你或许是个芝麻大的小官,或者只是个普通职员,话说得好不好,对你的影响不太大。可现在不同了,你成了领导,成了别人的上司,你说出来的话,要影响到很多人。古人认为,官场之妙,妙在心机和口舌,因此,尽快学会说话是你成为领导之后无法推托的课程。

    当你被提拔之后,原来的上司或许成了你的同事,而原来的同事成了你的下属,这种变化使得你与他们之间突然有了一种很微妙的距离感。这时你怎样说话才能尽快打破这种局面,使他们适应你的新身分呢?

    没有哪一位上司会喜欢盛气凌人的下属,那样他会感到他的位置受到威胁,如果以后你再想升迁就没有那么容易了。所以在与上司进行语言沟通时,要会表达,语言要清楚,语音要洪亮、语句要通俗易懂,所表达的意思容易被上司听懂,不要装腔作势。

    说话人人都会,话是否说得动听,有效果。通过说话的过程给他人留下一个良好的印象,并不是每个人的专长。特别是在与上司进行语言沟通的过程中,懂得说话的艺术及技巧特别重要。上司在公司里掌握着生杀予夺的大权,不小心说错了话,只好自己掂量一下后果吧!

    怎么与上司进行语言沟通?许多员工都有过在上司面前说错话的惨痛经历,对于“与上司沟通的语言技巧”这个问题感到十分地苦恼。

    在与上司进行语言沟通时不要代替上司做出决定,更应该引导上司,让上司说出自己的决定:比如:刘小诗年轻干练、活泼开朗,入行不几年,职位不断地往上升,没过多久便成为单位里的主力干将。几天前,新老板走马上任,下车伊始,就把小诗叫到办公室并说:“刘小诗,你经验丰富,能力又强,这里有个新项目,你就多费心盯一盯吧!”

    受到新老板的重用,小诗欢欣鼓舞。恰好这天要去上海附近的某个城市进行谈判,小红进行合计后,由于人多,坐公交车不太方便,人也受累,这样以来便会影响谈判效果;打车吧,一辆车又坐不下,两辆费用又太高;还是包一辆车好,既经济又实惠。

    小诗拿定主意之后,并没有直接去办理。身在职场有一段时间的小诗,在职场生涯中她懂得遇事应该向上司进行汇报一下,这是必要的。由此,小诗便来到了上司的办公室里,并说:“老板,您看,我们今天要出去,”小诗把几种方案的利弊进行分析了一番,紧接着又说:“所以呢,我决定包一辆车去!”汇报完毕,小诗发现老板的脸色不知什么时候黑了下来。上司生硬地对小诗说:“是吗?可是我认为这个方案不太好,你们还是买票坐长途车去吧!”这时小诗愣住了,让她出其不意的是一个如此合情合理的建议竟然被打了“回头水。”

    “按理说这是没道理的呀,傻瓜都能看出来我的方案是最佳的?”小诗大惑不解。

    通过小诗的这个例子可以看得出:小诗凡事多向老板汇报的意识是非常可贵的,错就错在她“措辞不当。”值得注意的地方,小诗说的是:“我决定包一辆车!”在老板面前,说“我决定该怎样做”是上司最犯忌讳的。

    假如小诗能这样说:“老板,现在我们有三个选择,各有利弊。我个人认为包车比较可行,但我做不了主,您经验丰富,帮我做个决定行吗?”老板听到这样的话,肯定会做个顺水人情,答应自己的请求,这样一来岂不是两全其美了吗?

    在沟通的过程中不要与上司开黑色玩笑,尽管它只是一个玩笑而已,也是开不得的。

    小敏是某公司的报关员,更是个聪明的女孩子。她脑子转得快、言辞犀利,并且还具有幽默细胞,是公司的一颗“开心果”。可是这么优秀的小敏,在公司里却得不到上司的青睐。

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    一 与上司沟通的语言技巧(2)

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    小敏工作相当努力,有时为了赶时间,一大清早就要赶到海关报关。满身疲惫回到办公室,上司不但不体谅她反而还不断地不分青红皂白地说她迟到、旷工,不管小敏做怎样的解释都不行。小敏委屈极了,就向有经验的人求教。有经验的人问她:“你平时是否在言词上有对老板不敬啊?”

    这么一问,小敏就想起了以前的事情,自己平时就爱与同事开玩笑,后来看到上司斯斯文文,对公司里的员工总是笑眯眯的,胆子一大,就开起了老板的玩笑。这天,老板一身簇新地来上班了,灰西装、灰衬衫、灰裤子、灰领带。小敏夸张地大叫一声:“老板,今天穿新衣服了!”老板听了咧嘴一笑,还未曾来得及品味喜悦的感觉,小敏就又接着说了一句让老板十分不爱听的话:“像只灰耗子!”

    又是一天。客户来找上司签字,连连夸奖上司:“您的签名可真气派!”这时,小敏正好走进办公室,听了之后便是一阵坏笑:“能不气派吗,我们老板在暗地里练习可有三个月的时间了。”小敏这句话说出口之后,上司和客户便同时陷入了尴尬的局面。

    由小敏身上所发生的事情可以得知:开玩笑确实可以拉近同事间的距离,缓和人际关系,但如果玩笑开得过大,就有攻击人身的嫌疑,就是黑色玩笑了。黑色玩笑对人际关系的破坏力相当大,小敏对此却浑然不觉,这就是她聪明能干,却得不到重用的原因。

    其实,黑色玩笑体现着一个人自身的弱点:面对一个人或一件事时,会不自觉地挑刺,这只不过是一种思维习惯而已。

    在生活中,喜欢开黑色玩笑的人一定是热衷于挑刺的人,这类人常被视为“刻薄”,比较容易引起别人的反感。同事或许会笑过就算了,但冒犯老板尊严的后果是相当严重的。如果想在老板面前留下好的印象,就应该努力地克服自己的人性弱点,学会宽容,学会发掘别人的优点,慢慢改变“刻薄”的形象,并且要知道语言沟通的重要性。

    能够与上司进行很好的语言沟通,无论是为公还是为私都有很大的好处。在公事上,由于双方的宾主关系掺杂了一定程度的友谊,在合作上较为默契,这样就减少了许多不必要的误会,并且又提高了工作效率。在私事上,上司对下属的了解程度愈高,便愈能获得安全感,一切都在上司的掌握之中,调动自如。

    员工在职场上混饭吃,最忌的是与上司斗气。尽管作为下属的你没有错,上司明摆着是偏袒其他人,可是如果认真地斗起来,最终只能是员工像一只斗败的公鸡,铩羽而归。因此,做下属的必须设法与上司处好关系,并掌握好语言沟通的技巧,处好关系的关键便是要掌握说话的技巧。即拣上司爱听的说,既使犯颜上谏,也要“曲线救国”,切不可信口开河,贸然出言。否则,一语失言,悔之晚矣!

    有些让上司不高兴或下不来台的话,在与上司进行沟通时值得引起注意。

    再回答上司的问题时说:“随便!”“都可以!”这样的回答,会让你的上司感到你感情冷漠,不懂礼节,对什么都采取一种漠不关心的态度。这样,你在他心中的印象就会下降一个档次,这可不是件好事情;对上司说:“这事你不知道?”或“那事我早就知道了”。这句话中带有十分明显的蔑视,不但是对上司,就是对熟悉的朋友也会造成很大的伤害,如果对方是你的上司,那你以后的日子可就不那么好过了;对上司说:“您辛苦了!”这句话可不是你该对上司说的,而是上司对下属表示慰问或犒劳时所应该说的话,现在反过来由下级对上级说,结果似乎不大妙;对上司说:“太晚了!”这句话的意思是嫌上司动作太慢,以致于误了事,尽管你不一

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